Sådan får du succes med udlejning

Den ambitiøse udlejer er stærk sammen med en dygtig erhvervsmægler

Introduktion - Inspiration til brug for udlejning af erhvervslokaler

Kampen om medarbejderne er hård, og virksomhederne skal være attraktive for at kunne fastholde gode folk og tiltrække nye. En af de vigtige faktorer er virksomhedens fysiske rammer, idet medarbejderne lægger stor vægt på omgivelser, beliggenhed og arbejdsmiljø, som de kan identificere sig med og trives godt i.

Den ambitiøse udlejer er opmærksom på dette, og ved, at en evig indsats er nødvendig for at kunne fastholde og tiltrække gode lejere, at kunne opnå maksimal markedsleje og derved kunne sikre ejendommens værdi.

Hvad det konkret er, at en udlejer kan gøre for at stå stærkt i konkurrencen om lejerne, er mange ting, som det vil være for omfattende at beskrive i detaljer her, men i hovedtræk vil vi fortælle, hvad udlejer kan gøre på ejendommen, i sin administration og ude i markedet, i forbindelse med udlejning af erhvervslokaler.

Ejendommen og lokalerne

Førstehåndsindtrykket af ejendommen og omgivelserne, og dernæst selve lejemålet, er det yderst vigtigt at være opmærksom på fra udlejers side. Et godt indtryk ved ankomsten giver lejeren lyst til at se mere og være ægte interesseret undervejs på fremvisningen. En god fornemmelse i lejerens mave, når lejeren kører derfra igen, giver udlejeren bedre kort på hånden, når udlejer følger op og vil tage dialogen et skridt videre med lejeren.

Det er nødvendigt at udlejer er objektiv og ser på ejendommen og lokalerne med lejernes øjne – og samtidig er opmærksom på, hvad lejerne har set og fået tilbudt andre steder. Hav derfor fokus på f.eks. følgende spørgsmål:

– Er der pænt og ryddeligt omkring ejendommen? Er buskene klippet, er ukrudt fjernet, er der fejet på adgangsarealer, ligger kørestensbelægningen ordentligt, er opslag med papir og klisterbånd fjernet på hoveddøren, i elevatoren og i kantinen, hænger postkasserne lige, er skiltningen flot og præsenterer lejerne professionelt, er der lys i alle lyskilder både ude og inde (og den rigtige farve og styrke), er luften frisk i indgangsparti og trappeopgang, er den fælles hall flot udsmykket og behagelig at være i, er alt på ejendommen fastgjort og funktionsdygtigt og ser ejendommen velholdt, sund og nutidig ud?

– Er selve lejemålet præsentabelt, i nutidig stand, uden skader og umiddelbart klart til samtale med potentiel ny lejer om aftale om indretning, istandsættelse og lejevilkår? Kan lejer let se mulighederne i lejemålet, eller er der noget udlejer bør ændre og/eller forbedre forinden lejemålet udbydes til leje? Er lejemålet lyst, rent og ryddeligt? Lugter der godt, skal vandlåse fyldes, vinduer åbnes, gamle tæpper fjernes eller ventilationsanlæg igangsættes?

Vi siger ikke, at alt på alle ejendomme skal være top tunet og sidste nye version, men vi anbefaler enhver udlejer at vurderer disse ting i forhold til typen af ejendom, anvendelsen og beliggenheden, samt de forventninger lejerne har til deres brug og ønske om profilering. Disse forhold hænger også sammen med, hvad lejerne er villige til at betale for den konkrete ejendom.

Der vil ofte være forhold, som udlejer bør foretage og bekoste forinden lejemålet udbydes til leje, og det kan eksempelvis være, at uhensigtsmæssigt placerede vægge (som kan være specialindretning fra den tidligere lejer) bør fjernes, at ældgamle toiletter bør renoveres, at udtjente tekøkkener bør renoveres, at manglende vedligeholdelse af vinduer bør foretages, at stuklofter bør bringes frem igen og males hvide, at sildebensparketgulvet bør slibes og lakeres osv. osv.

Det med stuklofter og sildebensparket, samt bortfjernelse af ikke oprindelige vægge, er relevant i gamle ejendomme, hvor indretningen ligger fast og netop de klassiske værdier er vigtige for lejeren. I disse ejendomme kan man lige så godt lave istandsættelsen flot med det samme, idet arbejdet alligevel skal gøres, men ved at have gjort det på forhånd, er lejemålet mest attraktivt for potentielle lejere.

Tilsvarende kan der sagtens være forhold i erhvervsejendomme i industriområderne, hvor indretningen er helt ude af trit med nutidens kvaliteter, og de krav lejerne har, hvilket mange udlejere i dag har erkendt, og derfor har taget ”tyren ved hornene” og gennemført den renovering, som de godt ved, vil være nødvendig for at tiltrække en lejer og opnå en god pris, selvom det gør lidt ondt, at foretage denne investering uden at have en lejer og kende lejerens behov.

Udlejers organisation og administration

En del af, hvad udlejers organisation kan gøre, er beskrevet ovenfor, men der er også en række praktiske ting og bløde værdier, som kan medvirke til at fastholde lejere i erhvervslokaler eller tiltrække nye lejere.

Det kan eksempelvis være, at:

– Det skal være let for eksisterende lejere at finde kontaktinformationerne, og i praksis, at kunne komme i dialog med den rette person (f.eks. hos teknik, administration eller ledelse). Altså at kunne finde og nå den person, som kan løse et praktisk problem, svare på et konkret spørgsmål eller tage stilling til en opgave, en udfordring eller et ønske om forhandling.

– Og selvfølgelig er lejer oprindeligt blevet budt behørigt velkommen i forbindelse med nøglens overdragelse og gennemgang af lokaler, installationer, parkeringsforhold m.m.

– Den løbende administration, herunder aflæggelse af varmeregnskab eller regnskab for fællesudgifter, opkrævning af leje, regulering af leje og depositum, orientering ved udlejers arbejder på ejendommen og meget mere, skal være korrekt og fyldestgørende.

– Potentielle lejere, som udlejer kommer i dialog med, skal mærke udlejers interesse for at nå et mål sammen med lejeren, og det starter helt fra modtagelse af den første henvendelse, som skal besvares omgående, og til forhandling om lejemålet, som bør foregår i en venlig og respektfuld atmosfære, der styres effektivt af udlejer således, at den potentielle lejer serviceres hurtigt og fyldestgørende.

– Udlejer generelt markedsfører sig professionelt og med et godt budskab, således at andre ved, hvem man bor til leje hos. Eksempelvis kan udlejer have sit logo på sine servicebiler, arbejdstøjet, sine ejendomme etc. Og udlejer kan tænke i intern markedsføring overfor sine lejere i relation til bæredygtighed, forbedringer på ejendommen til fordel for lejerne og andet, som gør at eksisterende lejere sympatiserer med sin udlejer eller i det mindste bare er godt tilfreds.

Tilfredse lejere føler sig godt serviceret af udlejer – uden at det behøver, at være således, at lejer får sin vilje hver gang, men blot har fået en venlig og saglig tilbagemelding – og de føler, at udlejer tager sig godt af ejendommen med henblik på at skabe god og velfungerende ramme om sine lejere.

Og tilfredse lejere bor ofte længere tid i samme lejemål, men er også tit opmærksomme på at rette henvendelse til samme udlejer, når de har behov for at flytte til nye og større lokaler, eller vil drøfte muligheden for at afgive en del af sit areal og forblive i ejendommen i et reduceret lejemål.

Professionel udlejning af erhvervslokaler

Som nævnt ovenfor, er det vigtigt at udlejer træder et skridt tilbage og ser objektivt på, hvordan ejendommen og lejemålet ser ud, og derefter vurderer, hvorvidt der skal gøres noget for at sikre, at lejemålet fremstår attraktivt.

Det kan endda være, at udlejer bør anvende en arkitekt, en landinspektør eller en brandrådgiver for at forbedre eller udvikle lokalerne, eller sikre lovlige forhold (se udvalgte rådgivere her).

Markedsføring af erhvervslokaler er i dag langt mere kompliceret end tidligere, hvor mulighederne var en annonce i forskellige aviser, et skilt på ejendommen og udsendelse af breve eller flyers.

I dag er det således, at kun meget få vil se lejemålet i avisen, idet lejerne primært søger efter erhvervslokaler på ejendomsportaler. Men lige som tidligere, hvor man brugte flere forskellige aviser til markedsføringen, så bør man bruge flere forskellige onlineportaler, idet lejerne kan komme mange forskellige steder fra (direkte links, sociale medier, bannerreklamer, remarketing, søgeord og -fraser på Google etc.).

Hvis ejendommen ligger synligt, eller lejemålet kan ses fra vej eller fortov, så vil et skilt på grunden, på bygningen eller i lejemålets vinduer være et stærkt markedsføringsværktøj.

Vi anbefaler, at udlejer vurderer hvilke markedsføringsværktøjer, der skal anvendes, hvilket skal ses ud fra både økonomi og praktiske forhold, og det kan f.eks. være følgende:

– Fyldestgørende og sælgende lejeopstilling, altså med korrekte oplysninger, beskrivelse af lejemålet og lokalernes muligheder for anvendelse og tilpasning, masser af gode billeder såvel ude som inde, samt gerne tegning og/eller indretningsforslag.

– Brug af professionelle billeder, 3D præsentation/doll house, videopræsentation eller dronefilm.

– Opsætning af skilt på stander ud til vejen eller klæbeskilt på ruderne, og altid med oplysning om type og areal, samt kontaktinformationer, men også gerne med QR kode og/eller webadresse til lejemålets beskrivelse på egen hjemmeside eller ejendomsportal.

– Præsentation af lejemålet på ejendomsportalerne, hvor vi anbefaler to eller tre af de bedste, og husk at uploade lejeopstilling, tegning, samt gerne video og/eller 3D præsentation. Lav nogle gode tekster, som beskriver lejemålet godt og rammer lejernes forventninger, samt således, at du øger dine chancer for at blive fundet af Google.

– Præsentation på egen hjemmeside, hvis dette er muligt og ønskeligt, og se tillægsbemærkningerne i punktet ovenfor vedrørende ejendomsportaler.

– Markedsføring på sociale medier, hvor du både kan lave gratis opslag og betalte annoncekampagner.

– Lav research fra databaser over virksomheder og fra søgning på nettet, og opbyg en kontaktliste over potentielle lejere, som skal kontaktes direkte, når der er tale om lejemål, hvor opgaven kan bære, at du bruger tid på dette omfattende arbejde. Vælg dernæst, om du vil kontakte beslutningstageren direkte telefonisk eller skriftligt. Telefonisk er klart bedst, men hvis det trækker ud med at kunne få kontakt, så kan du skrive til rette vedkommende i stedet for.

– Avisannoncering – eller annoncering i udvalgte magasiner – og helst mindre annoncer end meget store annoncer, idet du dermed får råd til flere indrykninger og således flere eksponeringer. Brug flot billedmateriale og en sælgende tekst, og henvis med QR kode eller webadresse til den fyldestgørende beskrivelse med prospekt, video, tegning etc. på ejendomsportal eller egen hjemmeside.

En del udlejere har mange ejendomme og egen organisation, som er fuldt ud i stand til at varetage udlejningen selv og anvende ovenstående værktøjer, samt at udføre en proaktiv opsøgning af relevante potentielle lejere, som vil kunne passe godt til lejemålet.

Uanset om man har egen organisation til dette arbejde, eller om man har brug for hjælp til at varetage hele processen, så kan en dedikeret erhvervsmægler gøre nytte og skabe værdi for udlejer, og man bør derfor altid vurdere, om man har tid og folk til at løse opgaven selv, eller om man vil have ekstern assistance fra en professionel erhvervsmægler til at varetage sine interesser og udføre arbejdet.

Udover at udføre de markedsføringsmæssige opgaver, som udlejer har ønsket og vil betale for, jf. ovenfor, så skal en erhvervsmægler kunne gøre en personlig forskel, hvilket betyder, at han/hun skal kunne skabe værdi for udlejer ved:

– At komme med gode og konstruktive forslag til bygningsmæssige forbedringer med henblik på at fremme mulighederne for udlejning og opnåelse af bedre priser.

– At kunne udføre flot og fyldestgørende lejeopstilling og andet markedsføringsmateriale, herunder udpege vinkler og motiver for fotografen, udvælge billeder, forfatte tekster, samle information etc.

– At tænke kreativt i forhold til, hvilke potentielle lejere, der vil passe godt til lejemålet, og hvordan disse kan kontaktes.

– At være proaktiv i relation til både personlig opsøgning af potentielle lejere, opfølgning på lejer og dennes rådgiver, så forhandlingerne holdes i gang, samt rapportering overfor udlejer.

– At respondere omgående når en mulig lejer henvender sig for at få yderlige oplysninger eller aftale tid for en fremvisning, samt når en potentiel lejer eller dennes rådgiver stiller supplerende spørgsmål eller kommer med forhandlingsoplæg.

– At være grundig i hele processen således, at der er styr på markedsføringsbudgettet, sagsbehandlingen, lejekontrakt og bilag, lejers underskrift og sikkerhedsstillelse, samt afleveringen til udlejers administration og efterfølgende hurtig afregning.

En dygtig erhvervsejendomsmægler skal kunne ovenstående, være engageret og motiveret således, at de potentielle lejere føler sig trygge og godt behandlet, og således, at udlejers virksomhed repræsenteres på bedste vis.

Vi vil gerne hjælpe dig med udlejning af erhvervslokaler

Kristensen Consulting har mange års erfaring med udlejning af erhvervslokaler, og vi går helhjertet ind i samarbejdet med ambitiøse udlejere, som vi gerne går den ekstra mil for, når en lejer skal findes til et attraktivt erhvervslejemål.

Kontakt gerne Jan Kristensen på telefon 70 20 34 43 eller email jk@kristensen-consulting.dk og aftal tid for et møde, hvor vi kan hilse på hinanden og drøfte et samarbejde om udlejning af dit erhvervslejemål i København eller Nordsjælland.

Kristensen Consulting anvender også ejendomsportalen Respace

NB! Ved at anvende nærværende hjemmeside accepterer du vores persondata- og cookiepolitik. Mere information

Cookie indstillingerne på denne hjemmeside er aktiveret for at give dig den bedste oplevelse. Hvis du fortsætter med at bruge hjemmesiden uden at ændre dine cookie indstillinger eller du klikker Accepter herunder, betragtes dette som din accept

Luk